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GED open source : numériser et archiver ses documents en 2026

GED open source : durées de conservation légales, numérisation des factures, facture électronique 2026, RGPD et mise en place d'une GED auto-hébergée.

GED open source : numériser et archiver ses documents en 2026

Employée qui numérise des documents papier dans un bureau pour les archiver

Une GED (gestion électronique des documents) open source permet de numériser, rendre recherchables et classer ses factures, contrats et courriers sans confier ses archives à un éditeur SaaS. Des logiciels libres comme Paperless-ngx font de l'OCR, attribuent des étiquettes automatiquement et produisent des PDF/A faits pour l'archivage long terme. Pour qu'elle soit conforme, l'outil ne suffit pas : il faut aussi respecter les durées de conservation légales et les règles du RGPD.

En bref:

  • Les pièces comptables, dont les factures clients et fournisseurs, se conservent 10 ans à partir de la clôture de l'exercice, selon le Code de commerce.
  • L'article L102 B du Livre des procédures fiscales autorise la conservation des factures papier sur support informatique, selon des modalités de numérisation fixées par arrêté.
  • Depuis le 1er septembre 2026, toutes les entreprises doivent pouvoir recevoir des factures électroniques via une plateforme agréée ; l'émission devient obligatoire pour les PME le 1er septembre 2027.
  • Paperless-ngx, sous licence GPL-3.0, reconnaît plus de 100 langues grâce à Tesseract et archive en PDF/A tout en gardant les originaux.
  • Une GED auto-hébergée doit tourner sur un hôte de confiance et être sauvegardée selon la règle 3-2-1, car Paperless-ngx stocke les documents sans chiffrement.
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Table des matières

Qu'est-ce qu'une GED et pourquoi l'auto-héberger ?

Une GED (gestion électronique des documents) est un logiciel qui prend en charge tout le cycle de vie d'un document : son arrivée, son classement, sa recherche, puis sa suppression quand plus rien n'oblige à le garder. Elle s'appuie sur six fonctions :

  • Capture : import des scans, des PDF et des pièces jointes reçues par e-mail.
  • OCR : reconnaissance du texte des images, ce qui rend un scan recherchable.
  • Indexation : ajout de métadonnées comme la date, l'émetteur, le montant ou le type de document.
  • Classement : rangement par étiquettes, correspondants et catégories plutôt que dans une arborescence de dossiers.
  • Recherche : interrogation du texte complet et des métadonnées en quelques secondes.
  • Conservation et suppression : une durée fixée pour chaque document, puis une purge à l'échéance.

Un simple partage de fichiers stocke des documents. Une GED sait en plus ce qu'ils contiennent et jusqu'à quand les garder. Ce sont ces métadonnées et ce cycle de vie qui permettent de retrouver une facture fournisseur de 2019 ou de prouver qu'un dossier a été supprimé à temps.

L'auto-hébergement se justifie par la nature des archives : contrats, bulletins de paie et factures sont parmi les documents les plus sensibles d'une structure. Ils doivent aussi rester accessibles longtemps, souvent dix ans, ce qui dépasse la durée de vie de bien des offres SaaS. Une GED open source qui exporte dans des formats ouverts évite cette dépendance. Paperless-ngx, par exemple, indique que les données sont stockées localement sur votre serveur et ne sont jamais transmises ni partagées, sauf si vous le décidez explicitement.

Combien de temps faut-il conserver les documents d'une entreprise ?

Selon le type de document, une entreprise doit le conserver de 5 à 10 ans. Les pièces comptables, dont les factures, se gardent le plus longtemps : 10 ans. La fiche Service-Public sur les délais de conservation donne les durées suivantes :

  • Pièces comptables et factures : 10 ans à partir de la clôture de l'exercice, qu'il s'agisse de factures clients ou fournisseurs.
  • Documents fiscaux : 6 ans.
  • Contrats et correspondance commerciale : 5 ans, sur papier ou en électronique.
  • Double du bulletin de paie : 5 ans pour l'employeur. Il doit aussi rester disponible en version électronique pendant 50 ans ou jusqu'aux 75 ans du salarié.
  • Statuts de la société : 5 ans à partir de la perte de la personnalité morale ou de la radiation du RCS.

Quand un même document relève de plusieurs règles, c'est la durée la plus longue qui s'applique. Une facture est à la fois une pièce fiscale (6 ans) et une pièce comptable au sens du Code de commerce (10 ans) : on la garde donc 10 ans.

Dans la GED, chaque durée devient une donnée exploitable. Associez à chaque type de document une durée de référence, puis ajoutez à chaque fiche un champ date_fin_conservation calculé à partir de la date de clôture de l'exercice ou de l'événement de départ. Une recherche enregistrée sur ce champ suffit alors à lister, chaque année, les documents arrivés à échéance.

Conseil de pro : pour les factures, prenez comme date de départ la clôture de l'exercice et non la date d'émission. C'est l'erreur la plus courante, et elle fait supprimer des pièces trop tôt.

Peut-on détruire les originaux papier après numérisation ?

Oui pour les factures, à condition de respecter les règles de numérisation fixées par l'administration. Pour les autres documents, ne détruisez rien tant qu'aucun texte ne l'autorise. L'article L102 B du Livre des procédures fiscales fixe le cadre en trois points :

  • Durée : les documents sur lesquels l'administration exerce son contrôle doivent être conservés pendant six ans.
  • Support : un document établi ou reçu sur papier peut être conservé sur support informatique ou sur papier, pendant cette même durée.
  • Numérisation : les modalités de numérisation des factures papier sont fixées par arrêté du ministre chargé du budget.

Avant toute destruction, vérifiez donc l'arrêté en vigueur et contrôlez que votre procédure de scan le respecte. Gardez aussi les originaux papier des documents pour lesquels aucun texte n'autorise la copie, comme les actes notariés ou certains contrats signés à la main. Les dix ans de conservation des pièces comptables, prévus par la fiche Service-Public, s'appliquent aussi à la version numérisée.

Dans la GED, conservez toujours le fichier issu du scan, tel quel, à côté de la version traitée par l'OCR. L'OCR et la conversion en PDF/A modifient le fichier. En cas de contrôle ou de litige, c'est le fichier d'origine qui fait foi. Paperless-ngx fonctionne déjà ainsi : il enregistre le PDF/A en conservant les originaux non modifiés.

Conseil de pro : avant de détruire un lot de papiers, consignez dans un registre la date, la liste des documents et la personne qui a validé les scans. Vous pourrez ainsi montrer que la destruction a été faite avec méthode.

Facture électronique 2026 : qu'est-ce qui change pour l'archivage ?

Depuis le 1er septembre 2026, les factures fournisseurs arrivent de plus en plus souvent par voie électronique, et elles doivent être archivées sous cette forme. Le calendrier officiel publié par Entreprendre.Service-Public fixe les étapes suivantes :

  • Réception : obligatoire pour toutes les entreprises, quelle que soit leur taille, depuis le 1er septembre 2026.
  • Émission pour les grandes entreprises et les ETI : obligatoire depuis le 1er septembre 2026.
  • Émission pour les PME et les micro-entreprises : obligatoire à partir du 1er septembre 2027.
  • Canal : les échanges passent obligatoirement par une plateforme agréée par l'État.
  • Conservation : un document établi ou reçu sur support informatique se conserve sous cette forme pendant 6 ans à compter de la date de la facture (décret du 16 mai 2023).

Concrètement, une facture électronique ne doit pas être imprimée pour être archivée sur papier : c'est le fichier qui fait foi. Les 10 ans prévus par le Code de commerce pour les pièces comptables, rappelés sur la fiche Service-Public, continuent de s'appliquer.

La GED ne remplace pas la plateforme agréée. Elle ne transmet aucune facture et n'a aucun rôle dans les échanges avec l'administration. Son rôle est complémentaire : elle conserve une copie de chaque facture avec ses métadonnées et permet une recherche transverse sur toutes vos archives, aussi bien les factures électroniques que les factures papier numérisées, les contrats et les courriers.

Conseil de pro : si votre plateforme agréée envoie les factures reçues par e-mail, configurez l'import automatique de votre GED sur une boîte dédiée. Paperless-ngx sait importer des documents depuis plusieurs comptes e-mail en appliquant des règles par compte.

Quels logiciels de GED open source choisir ?

Pour une TPE, un indépendant ou une petite équipe, Paperless-ngx est souvent le meilleur point de départ : c'est un projet libre, très actif, qui fait l'essentiel sans configuration lourde. Ses principales fonctions, d'après la documentation du projet sur GitHub :

  • Licence : GPL-3.0. Le code est ouvert et l'outil peut être utilisé sans abonnement.
  • OCR : le moteur libre Tesseract reconnaît plus de 100 langues, dont le français.
  • Archivage : les documents sont enregistrés en PDF/A, un format conçu pour la conservation longue durée, à côté des originaux non modifiés.
  • Classement : étiquettes, correspondants et types de documents.
  • Automatisation : l'apprentissage automatique propose les étiquettes, les correspondants et les types en se basant sur vos classements passés.
  • Import par e-mail : plusieurs comptes peuvent être relevés, chacun avec ses propres règles.
  • IA générative : les fonctions LLM sont optionnelles et désactivées par défaut.

D'autres options conviennent mieux à certains besoins. Mayan EDMS s'adresse aux structures qui veulent des circuits de validation et des droits d'accès détaillés, au prix d'une prise en main plus longue. Une GED intégrée à une suite collaborative évite d'ajouter un outil quand l'équipe y partage déjà ses fichiers, mais elle offre en général moins de fonctions d'OCR et de classement automatique.

Quatre critères permettent de trancher :

  • Taille de l'équipe : de un à dix utilisateurs, la simplicité prime.
  • Gestion des droits : des dossiers RH ou clients imposent des accès cloisonnés.
  • Workflows : faut-il une validation avant paiement ou un circuit de signature ?
  • Simplicité : une GED qu'on ne prend pas la peine d'alimenter ne sert à rien.

Comment mettre en place sa GED en 4 étapes ?

Une GED se met en place en quatre étapes : numériser, lancer l'OCR, classer, puis sauvegarder et purger. Chacune repose sur des règles simples, à fixer dès le départ.

Scanner de documents posé à côté d'une pile de dossiers papier

  1. Numériser : scannez en PDF à 300 dpi, avec un fichier par document et jamais un lot de factures agrafées dans un même PDF. Déposez les fichiers dans un dossier surveillé par la GED, le dossier consume dans Paperless-ngx, ou envoyez-les sur une adresse e-mail dédiée.
  2. Lancer l'OCR : choisissez le français comme langue de reconnaissance, par exemple avec PAPERLESS_OCR_LANGUAGE=fra dans Paperless-ngx. Le moteur Tesseract reconnaît plus de 100 langues, mais une langue mal réglée dégrade nettement la recherche plein texte.
  3. Classer : limitez-vous à quelques étiquettes (fournisseurs, clients, RH, fiscal), puis ajoutez des correspondants et des types de documents. Associez à chaque type une date de fin de conservation calculée à partir des durées légales : 10 ans pour une facture, 5 ans pour un contrat commercial.
  4. Sauvegarder et purger : appliquez la règle 3-2-1, soit trois copies sur deux supports différents, dont une hors site. Une fois par an, passez en revue les documents arrivés à échéance et supprimez ceux qui contiennent des données personnelles, comme le demande la CNIL.

Conseil de pro : ne commencez pas par dix ans de cartons. Faites entrer dans la GED les documents de l'année en cours, gardez le plan de classement quelques semaines, puis reprenez l'historique par lots, un exercice comptable à la fois.

Quelles règles RGPD s'appliquent à l'archivage des documents ?

Dès qu'une archive contient des données personnelles, comme un bulletin de paie, un CV ou une facture client, le RGPD impose une durée de conservation limitée, un accès restreint et une suppression à l'échéance. La CNIL le formule clairement : « les données personnelles ne peuvent pas être conservées indéfiniment ». Elle distingue trois phases :

  • Base active : les données servent à l'usage courant, par exemple un dossier client en cours.
  • Archivage intermédiaire : le dossier est clos, mais il reste utile, notamment pour répondre à une obligation légale ou à un litige.
  • Archivage définitif : une phase exceptionnelle, réservée aux données qui présentent un intérêt historique.

Pour l'archivage intermédiaire, la CNIL demande une base distincte de la base active, avec un accès restreint. La séparation peut être physique ou logique. Elle précise aussi : « quel que soit le type d'archive, la consultation des données archivées doit être tracée ». Elle cite trois exemples de durées : 10 ans pour les données de facturation, 5 ans pour le bulletin de paie et 2 ans maximum pour un candidat non retenu.

Dans la GED, ces règles se traduisent ainsi :

  • Droits par groupe : seules les RH voient les dossiers RH, et seule la comptabilité voit les factures.
  • Journal des accès : activez la journalisation de l'application ou du serveur pour savoir qui a consulté quoi.
  • Suppression à l'échéance : le champ de date de fin de conservation décrit plus haut sert aussi de base à la purge.

Conseil de pro : pour les CV, créez un type de document à part avec une échéance de 2 ans. C'est la catégorie que l'on oublie le plus souvent de purger.

Comment sécuriser et sauvegarder une GED auto-hébergée ?

Pour sécuriser une GED auto-hébergée, il faut partir du principe que l'application ne protège pas les fichiers elle-même. C'est donc le serveur, le réseau et les sauvegardes qui doivent le faire. Le README de Paperless-ngx le dit sans détour : l'outil ne doit jamais être exécuté sur un hôte non fiable, car les informations y sont stockées en clair, sans chiffrement. Les mesures à prendre en découlent :

  • Serveur dédié de confiance : pas de machine partagée avec des inconnus ni de poste de travail laissé ouvert.
  • Chiffrement du disque ou du volume : il compense l'absence de chiffrement dans l'application. Voir notre guide sur le chiffrement au repos pour PME.
  • HTTPS obligatoire : aucun document ne doit circuler en clair sur le réseau, même en interne.
  • Comptes nominatifs : un compte par personne, des mots de passe forts et aucun identifiant partagé. C'est aussi ce qui rend la traçabilité possible.
  • Sauvegarde 3-2-1 : trois copies sur deux supports différents, dont une hors site. La méthode est détaillée dans notre article sur la règle 3-2-1.
  • Test de restauration : au moins une fois par trimestre, restaurez quelques documents sur une machine de test. Une sauvegarde qui n'a jamais été restaurée n'a pas fait ses preuves.
  • Export en formats ouverts : les PDF/A, les originaux et les métadonnées doivent pouvoir sortir de l'outil. Paperless-ngx propose pour cela la commande document_exporter.

Conseil de pro : sauvegardez la base de données de la GED en même temps que les fichiers. Sans elle, vous retrouvez vos PDF, mais vous perdez les étiquettes, les correspondants et les dates de fin de conservation.

Yundera : une GED open source sur votre propre serveur en France

Yundera fournit un serveur privé géré, le Personal Cloud Server, hébergé en France et dédié à un seul client. Vos archives y sont hébergées à part, sur un serveur qui n'est pas partagé avec d'autres clients. Cela correspond à l'« hôte de confiance » que réclame le README de Paperless-ngx pour un outil qui stocke les documents en clair. Les archives restent sur votre serveur : Yundera ne collecte pas vos données et ne les revend pas.

Yundera

Le serveur est livré avec des applications open source prêtes à l'emploi, notamment pour le stockage de fichiers, les photos, l'hébergement de sites et la bureautique. Elles s'installent en un clic depuis un store d'applications. Sur le plan pratique :

  • Accès : chaque application est accessible sur votre propre domaine en HTTPS.
  • Réseau : pas besoin d'IP fixe, de redirection de ports ni de gestion manuelle des certificats.
  • Administration : Yundera gère le serveur, et aucune compétence technique n'est nécessaire.

Le serveur ne vous dispense pas des bonnes pratiques vues plus haut : plan de classement, durées de conservation, droits d'accès et copie hors site selon la règle 3-2-1 restent de votre ressort. Pour comparer les offres et les tarifs, consultez la page des serveurs privés Yundera.

Serveur privé vs GED en SaaS — diagramme comparatif

Les erreurs les plus fréquentes en dématérialisation

La plupart des erreurs de dématérialisation viennent d'une précipitation sur le cadre légal ou d'une négligence sur l'exploitation. Les plus courantes :

  • Papier détruit trop tôt : sans vérifier les modalités de numérisation prévues par l'article L102 B du LPF.
  • Original perdu : seule la version OCR est conservée, alors que c'est le fichier d'origine qui fait foi.
  • Données gardées sans limite : ce que la CNIL interdit pour les données personnelles.
  • Confusion des rôles : la GED ne remplace pas la plateforme agréée de facturation électronique.
  • Hôte peu fiable : un serveur partagé ou une sauvegarde jamais testée.
  • Classement trop complexe : un plan détaillé que personne n'applique au quotidien.

Avant de passer en production, vérifiez quatre points : les durées de conservation sont documentées pour chaque type de document, les droits d'accès sont définis par groupe, une sauvegarde 3-2-1 a été restaurée au moins une fois, et vous savez faire un export complet en PDF/A avec les métadonnées.

— Yundera

Sources

Questions fréquentes

Quel est le meilleur logiciel de GED gratuit et open source ?

Il n'y a pas de logiciel idéal dans tous les cas, mais Paperless-ngx est le choix le plus simple pour une petite structure. Il est sous licence GPL-3.0, fait l'OCR avec Tesseract, archive en PDF/A et classe les documents automatiquement. Si vous avez besoin de circuits de validation et de droits d'accès détaillés, regardez plutôt Mayan EDMS.

Combien de temps faut-il garder les factures d'une entreprise ?

Les factures clients et fournisseurs se conservent 10 ans à partir de la clôture de l'exercice, selon le Code de commerce. Le délai fiscal est de 6 ans, mais c'est la durée la plus longue qui s'applique. Les détails figurent sur la fiche Service-Public.

Une facture scannée a-t-elle la même valeur que l'original papier ?

L'article L102 B du Livre des procédures fiscales autorise à conserver les factures papier sur support informatique. Il faut pour cela respecter les modalités de numérisation fixées par arrêté du ministre chargé du budget. Vérifiez ce texte avant de détruire les originaux, et gardez toujours le fichier de scan tel quel en plus de la version OCR.

Une GED remplace-t-elle une plateforme agréée de facturation électronique ?

Non. Les factures électroniques doivent passer par une plateforme agréée par l'État : la réception est obligatoire pour toutes les entreprises depuis le 1er septembre 2026, et l'émission le sera pour les PME à partir du 1er septembre 2027. La GED a un rôle complémentaire : elle archive une copie de chaque facture et permet de chercher dans toutes vos archives.

Paperless-ngx est-il adapté à une petite entreprise ou à un indépendant ?

Oui. Il convient bien à une petite équipe : il relève plusieurs boîtes e-mail, apprend de vos classements passés pour proposer les étiquettes et reste simple à utiliser au quotidien. Une condition importante : ses documents sont stockés sans chiffrement, il doit donc tourner sur un serveur de confiance avec une sauvegarde 3-2-1.

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